メール誤送信への対応に最適なソフトウェア

ファイル共有ツールはメール誤送信への対応も完璧!

誤送信でのお詫び対応!社内・社外編

社内の場合・・・

社内メールで誤送信してしまった場合、基本的には送り先の相手に「破棄か無視してください」ということを伝えることが大切です。送信相手が社内の方だとしても、情報が外部に漏れるリスクを抑える必要があります。また、社内であっても、知られてはいけない情報はありますので、誤送信したのなら、速やかに上長に報告しましょう。

社外の場合・・・

社外の方に誤送信してしまった場合、とにかく送信相手に謝ってメールを削除してもらうようにお願いしましょう。また、社外に機密情報やデータが漏れてしまったことで、会社が不利益にならないとも限りません。大きな問題になる前に、上長への報告はもちろんのこと、上層部の方へ謝罪と報告をしに行きましょう。

誤送信への対策方法ベスト5

no.1

暗号化を利用する

機密性の高いメールや添付ファイルを暗号化しておくことで、万が一誤送信したとしても第三者に重要なデータを見られないで済みます。しかし、暗号化を利用するのであれば、パスワード管理をしっかりと行わなければなりませんので、注意が必要です。

no.2

TO、CC、BCCをチェック

メールを送信するときに、TO、CC、BCCをチェックすることも誤送信へのの対策となりえます。特に、TOにしたつもりがBCCになっており、不特定多数の宛先に誤送信するといったケースが多いです。誤送信を未然に防ぐためんも、最終的な確認は怠らないようにしましょう。

no.3

PC内データを整理整頓する

メールの誤送信が起こるのは、PC内データが乱雑に保管されているからという理由も大部分を占めています。そのため、誤送信を防ぐためにも、まずはPC内に蓄積されている重要なデータとそうでないデータを区別・分類しておくといいでしょう。

no.4

予測変換には注意する

オートコンプリート機能は、一文字入力するだけで過去に入力したことがある単語を予測変換できるため、大変便利な機能です。ですが、誤送信の原因にもなりえるので、TOを入力するときはなるべく手入力か宛先のコピペを推奨します。

no.5

送信前に内容を確認する

誤送信を気を付けていても、仕事に追われて急いでいたりすると、宛先を誤って送信してしまうということもあります。そのため、仕事が忙しいとしても、機密データを送信するときはメールの内容を一度確認し、安全を確保した上で送信しましょう。

メール誤送信への対応に最適なソフトウェア

PC

ビジネスでの失敗

SNSが普及している現在でも、ビジネス現場においてメールでのやり取りは欠かせません。しかし、間違いメールによって、重要なデータを取引相手に誤送信してしまったという方も中にはいるのではないでしょうか。そのようなメールの誤送信への対応で、お悩みの方に最適なソフトウェアが「ファイル共有ツール」になります。

ファイル共有のメリット

ファイル共有ツールの利点はいくつかありますが、1GBを超える大容量ファイルを手間なく共有・送信することができるということがまず一つとして挙げられます。また、通信の暗号化や強固な個人認証によって、第三者への情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができるのはファイル共有ツールの最大の魅力でしょう。そして、万が一にメールの誤送信があっても、送信取り消しやダウンロード履歴の確認なども可能ですから、迅速に誤送信に対応することができます。

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